⒊会议通知。常委会作出召开市人代会的决定后，办公室及时起草会议通知，经常委会领导审定后，印发“一府两院”及市直有关部门、各乡镇人大（街道人大工作室）。
⒋文件印刷根据大会文件印发一览表，会前由调研室和材料组负责组织印刷如下文件：会议须知，作息时间表，会议日程细则，领导同志活动安排表，播音员活动日程安排表，新闻报道计划，列席会议人员范围、主席团临时党委成员名单，市委领导在党员代表会议上的讲话，常委会领导在大会预备会议上的讲话，提交大会预备会议通过的会议议程草案、主席团和秘书长名单草案、计划预算和议案审查委员会名单草案，交由主席团第一次会议表决通过的会议日程草案、主席团常务主席名单草案、大会副秘书长名单草案、关于议案截止日期的决定草案、会议选举办法草案、秘书会议程序，代表团长会议程序，党员代表会议程序，大会预备会议程序，大会各次全体会议程序，各次主席团会议程序，常委会工作报告，交由主席团会议通过的各项决议草案。
会前由有关委室和大会秘书处有关组分别负责组织印刷如下文件：会务行政工作意见，补选代表的代表资格审查报告，常委会备案报告，办理代表议案和建议情况的汇报，关于提出议案和建议意见问题的注意事项，文娱活动安排，主席团座次安排表，代表座次安排表，代表团住所安排表，会议室安排表，大会秘书处各组房间安排表，代表团编组及团长、副团长名单，列席人员名单，大会秘书处工作人员名单，各代表团工作人员名单等。
会前由有关单位提供版样，印刷以下文件：政府工作报告，计划报告，财政报告，法院工作报告，检察院工作报告，其他需要印发会议的材料。会前印刷的大会有关报告、文件于会前天转交秘书处，办理文件移交手续；按照存档要求，收集、保管好文件底稿和领导批件。
⒌会前宣传。每年市人代会前组织开展“人大宣传月”活动，同时搞好与市人代会相关的日常宣传工作。具体组织工作由宣传组负责。一会前天，拟定开展会前集中宣传活动的建议方案，报送常委会分管领导和市委宣传部审定。二分别与各新闻单位联系，根据会前宣传方案确定落实具体实施措施，有计划地搞好会前集中宣传。三会前３０天，根据会议日程细则拟定大会新闻宣传方案，经常委会分管领导和市委宣传部审定后，印发各新闻单位、宣传组和有关人员；各新闻单位分别对照提出各自的宣传方案，报市委宣传部、大会秘书长同意后实施。
⒍材料组办公用品准备。１会前５天，指定专人负责准备会议期间必要的办公用品，届时携带到会。２会前１天，熟悉材料组所在宾馆房间安排情况，与宾馆联系安置必要的办公设施。
三会中服务工作
会议期间，材料组在大会秘书长的领导下完成各项工作任务。各代表团报到后，材料组根据会议日程安排，召集各代表团分管文字的负责工作人员开会。大会秘书处工作人员报到后，材料组组长召集本组全体工作人员会议，根据会议文字服务工作的需要，对副组长作适当分工，并将本组工作人员划分成几个小组，明确各小组的任务，提出有关要求。同时，安排专人负责材料组与其他各组及各代表团的联络，安排好大会期间材料组的值班工作。具体工作任务及运作程序如下：
⒈负责会议程序的安排，会议期间有关文件的起草、修改、校对和印刷等工作。具体根据会议日程细则关于会议期间各次会议的时间和议程安排，参照大会文件印发一览表，根据时间进程，及时做好以下工作：１每次会议召开前１天，将会议程序送交会议主持人，将有关领导在会上的讲话稿送交讲话人。２大会预备会议结束后，立即将会议通过的各项名单和大会议程送印，并及时送收发室分发。３主席团第一次会议结束后，立即将会议推选的主席团常务主席名单、决定的大会副秘书长名单、通过的大会日程和关于议案截止日期的决定等文件送印，并及时送收发室分发。４全体会议通过会议选举办法后，立即将会议选举办法送印，并及时送收发室分发。５与组织组联系，协助搞好拟提交会议选举的有关候选人名单及简历、总监票人和监票人名单、选票等文件的印刷等事宜。６主席团会议通过提交代表酝酿讨论的候选人名单、计划审查报告、财政审查报告、代表议案处理报告、提交代表审议的各项决议（草案）、总监票人和监票人名单、正式候选人名单后，立即将通过的文件送印，并及时送收发室分发。７主席团会议听取大会秘书处关于对政府工作报告审议修改情况的汇报后，立即将修改的政府工作报告送印，并及时送收发室分发。８确定专人在印刷厂搞好文件印刷质量和印刷份数以及预留装订《会议文件汇编》材料的监督把关工作。
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