（三）秘书长办公会议确定有关人员起草领导讲话、典型发言、主持稿及有关材料
（四）办公室行政副主任负责安排好有关会务工作、包括会议地点、主席台座次、座区安排、会标、会徽、音响、食宿安排等；
（五）研究室负责会议的宣传报道及视听资料的收集；
六办公室机要文书做好会议材料的收集归档工作。
五、公文处理程序
（一）、收文处理程序
１、收阅阶段
（１）签收。办公室统一指定专人对来文予以认真清点、核检之后，在对方《发文登记簿》上签具收文人姓名和时间。
（２）登记。将签收的公文迅速在本单位《收文登记簿》上，按序号逐件、逐项分门别类进行登记。
（３）分送。将登记的公文根据内容、性质和急缓程度进行筛选，送办公室主任阅批后，再按照领导同志的分工和各委室职责范围，本着准确、迅速、保密的要求，区别不同情况进行分发和处理。
（４）拆封。来文需要拆封的要注意收件人称谓，凡是注明由某领导人“亲收”、“亲启”的公文，应由领导人处理拆封事宜（领导出发时，要请示办公室主任，电话通知）。
（５）传阅。来单或份数较少的公文、电报、通知，需传阅的，要请示办公室主任是否复印，或从主要领导依次传递阅读。
２、阅办阶段
（１）阅文。对收到的公文，文书人员要进行仔细阅读。一是要弄清文件的内容和各种关系，以便拟办和批办；二是把握公文的精神实质，以便贯彻落实。
（２）拟办。弄清来文内容后，文书人员要迅速填写好阅办单，送办公室主任审阅，并提出初步办理意见。
（３）批办。办公室主任阅后，根据拟办的范围和内容，及时报主要领导或单位主要负责人阅示。
（４）承办。根据领导的批示意见，办公室人员按照来文内容和要求具体办理。
（５）催办。办公室文书人员，对需要办复的公文，根据紧急程度和承办的期限要求，利用电话、信函、登门等办法，进行检查督促，以防止公文积压和延缓。
（６）回复。对来文机关要求回复的公文，应请示办公室主任或分管领导，及时给予回复。回复办法根据公文要求和领导批示办理。
（７）注办。对公文的承办情况和处理结果，包括交办人员姓名、时间、主要意见、是否复文、复文文号及日期、办复的方式内容等要随时注明办理情况。注办后的公文即可归卷。
（８）暂存。把处理完毕的收文暂时保管起来，以便立卷归档。
（二）发文处理程序
１、制文阶段
（１）编发文字号。发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三者组成。三个组成部分的顺序不可颠倒；一定要反映出机关发文的顺序；一年的发文中不能有空号、重号。
（２）登记。办公室负责文书工作的同志，将颁发公文按照规定的项目，填写好《发文登记簿》。
（３）打字。将手写文稿打成印刷文件。
（４）校对。对制作出来的公文校样，根据领导签发的原稿由拟稿人员进行校对。
（５）缮印。将校对好之后的文稿，经办公室分管领导签字后，安排专人根据发放数量送印刷所印刷。
（６）用印。需要加盖公章的文件，印刷完后，在文件的落款处加盖相应公章。
（７）封发。需要装封发出的公文，要注明收件地址、姓名。
（８）传递。将封装好的文件，按照领导要求送达收文机关。
（９）存档。凡是本机关形成的文件、领导重要讲话、各类情况报告、批件、电报、通知，以及其它需要立卷和归档的材料打印成稿后，办公室文书应将原件连同两份印刷件归档。
六、人代会文字服务工作程序
一会议文字服务工作的任务和要求
⒈市人代会会议文字服务工作（以下简称会议文字服务工作）的主要任务是：负责会议方案设计和程序安排；各种文件、报告、讲话、决议草案的起草、修改、校对、印刷；控制会议情况，及时归纳综合等。
⒉会议文字服务工作的组织协调，由市人大常委会（以下简称常委会）分管副秘书长（以下简称分管秘书长）。大会秘书处材料组（以下简称材料组）组长负责。会前和会后文字服务工作，主要由调研室负责；会中文字服务工作，由材料组负责。
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