以市政府、市政府办公室名义召开和市政府各位领导召集的各种会议，要按程序及时告知办公室综合科，由综合科负责牵头筹办、下好通知，其他有关科室配合。各类会议、现场接待原则上综合科要明确一名工作人员靠上筹备；涉及市长、副市长、市长助理参加的上级领导检查工作的重大活动，原则上主任、副主任要陪同做好服务；按照会议情况，涉及全市经济工作、重点项目建设及其他重要的专题会议，督查科、信息科、调研室要派人参加会议，并做好会场纪律情况的督查和通报。
一、小型会议
1、由市政府领导或市政府办公室领导确定会议事宜。
2、对市政府领导确定的会议通知，由综合科向市政府秘书长、办公室主任汇报和请示后，下发通知，准备会议室，衔接好会议材料。
3、综合科配合领导秘书做好会议签到、材料发放和有关衔接协调工作。同时，做好会场、会标、音响、纸巾、茶水等服务工作。
二、大中型会议
1、市政府有关领导确定召开会议（包括现场活动），由牵头开会的部门、镇街按照滕办发[20**]55号文件规定，办理《会议方案呈批表》，待批准后制订会议方案报综合科。会议方案主要包括会议时间、地点、出席领导、参加人员及人数、会议议程、筹备分工等。
2、会议方案经综合科修改后，报市政府或市政府办公室领导审定。市政府主要领导参加的会议由市政府秘书长审定，市政府分管领导参加的会议由市政府分管领导审定。
3、按照会议方案要求和秘书长、主任批办的意见，综合科做好会场会务工作，秘书科、调研室对部门、单位提供的文件、领导讲话草稿进行修改把关，配合部门、单位做好会议材料等有关工作准备。
4、下发通知，镇街镇长（主任）参加会议的，必须经过市长批准，方能下通知。
5、配合部门、单位会前组织签到、发放会议材料，会议期间跟踪服务，直至会议顺利结束。
三、电视电话会议
1、接到上级电视电话会议通知，由市政府秘书长和有关领导批示后，首先由办公室综合科与广电局或网通公司衔接视频信号和会场。
2、按照传真电报参会要求，起草下发会议通知。
3、由涉及的部门起草领导讲话和主持词，交市政府调研室把关。
4、会前组织签到，会议期间跟踪服务，直至会议顺利结束。涉及市政府副市长参加的电视电话会议，原则上安排办公室一名副主任参加。
四、现场会议
1、上级领导调研、现场会、观摩会和重大奠基、剪彩活动等均按照安排，牵头拟定好方案，按标准设计好路线和现场，报领导同意后，安排好环境整治、安全保卫、信访稳定等工作，必要时牵头召开有关责任部门的会议。
2、按照现场要求，必须先行模拟检查。
五、其他
1、涉及全市性的会议和活动，筹备方案必须经市委审阅同意后执行。
2、凡上级通过传真、邮件、电话等各种形式下发的需要市政府领导参加会议和各种活动的通知，一律由秘书长拟办意见后，经市长批示，转各位市领导和有关部门、单位执行。要坚持谁收电文、谁办理到底的原则，由机要科、综合科具体办理。
3、凡各部门、单位报来的工作要情，由综合科及时编发短信报市长、秘书长和主任，同时报要情，并及时调度活动情况，办公室主任衔接市领导和部门领导活动情况，确保无失误。
4、凡市政府主要领导召开的各种调度会议，由调研室会同有关部门整理印制汇报材料汇编。
5、按照滕办发[20**]55号文件规定，经审批同意需要市领导参加的部门、单位奠基、剪彩活动，均由秘书长报市长批示后安排有关市领导参加。
6、凡办公室筹办的活动、会议，由综合科负责会务，需要就餐的由行管科负责。
7、综合科负责管理和安排各类会议室的使用，以及会议期间的跟踪服务。