第十七条 档案馆发现有档案材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。形成人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。
档案的管理与检查
第十八条 商调职工过程中，在校领导未审批同意调入本校之前，商调人员的人事档案由人事处负责管理，人事处应检查商调人员的人事档案材料是否齐全、完整、准确。档案馆若发现调入人员的档案材料不齐全、不完整、不准确等情况，有权通知人事处到调入人员的原单位索取所缺材料。
第十九条 从事人事档案管理的工作人员及其在本校工作的直系亲属的人事档案由组织部指定专人负责管理。
第二十条 职工出国，辞职、退职、自动离职、被辞退，开除公职，受刑事处分和劳动教养，其档案由本校档案馆保管；另就业的，其档案转至有关的人事部门保管，不具备保管条件的，转人事部门所属的人才流动服务中心；凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。
第二十一条 严禁任何单位和个人私自保存他人的人事档案。对利用档案营私舞弊的，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》，予以严肃处理。
第二十二条 档案馆、组织部应建立登记和统计制度，每年全面检查核对一次所管理的人事档案，发现问题及时解决。
第二十三条 凡属于应归入人事档案的材料，均应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理、组卷。
第二十四条 不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡需销毁的材料，必须详细登记，并报请主管校长审查批准后销毁。
档案移交和档案材料归档时间
第二十五条 人事处在校领导决定外单位工作人员调入本校后的二个月内，将调入人员的档案（档案内必须有本校的《干部履历表》或《职工履历表》）向档案馆归档。
第二十六条 形成人事档案的部门，应在形成材料后的一个月内，按要求将材料向档案馆归档。
档案内容的分类
第二十七条 档案内容的分类：
第一类 履历材料；
第二类 自传材料；
第三类 鉴定、考核、考察材料；
第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；
第五类 政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；
第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
第七类 奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）；
第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；
第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；
第十类 其他可供组织上参考的材料。
档案的利用
第二十八条 查阅和借用档案，应遵守以下规定：
（一）调查证明材料介绍信不得查阅人事档案，查阅人事档案应填写《查阅人事档案审批表》，经所在单位的党组织批准，方可查阅；
（二）凡查阅人事档案，利用单位应派中共党员干部到档案馆查阅档案；
（三）档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经档案馆负责人批准后，方可借出，借出时间不得超过3天（含休息日）；借出档案不得擅自转借他人；
（四）查阅和借用档案应严格履行登记手续；
（五）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；
（六）各院、系只能查阅本院、系教职工的人事档案；查阅其它单位教职工的人事档案，应经人事处负责人和档案馆负责人批准后，方可查阅；
（七）借用和查阅档案的单位或个人不得擅自复制档案的内容，确因工作需要从档案中取证的，必须经档案馆负责人批准后，才能复制；
（八）查阅档案应逐一查阅，不得将两人或两人以上的档案同时抽出查阅，以免发生错误；
（九）查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，对违犯者，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》给予处罚；
（十）档案馆根据规定，确定是否提供或提供什么材料。