写讲话稿，应先搞清楚讲话者的身份，是分管领导还是业务部门的领导，是主要领导还是副职领导。领导的身份不同，讲话稿的内容、角度、口气应有所不同。因此，为领导起草讲话稿，就要进入“领导角色”，暂时把秘书的角色放在一边，时时想到我要是书记、县长，要讲什么、怎么讲、讲到什么程度。只有站在领导的角度，才能写出符合领导意图，让领导满意的讲话稿。如果一个会议既有领导讲话，又有业务部门同志讲话，讲话内容要有明确分工。领导是管宏观的，应站在全局的高度，侧重于讲形势、讲认识、讲大政方针。业务部门是管微观的，应多讲业务问题和具体的方式、方法问题。从业务部门的角度为领导起草讲话稿，写出的都是业务上的事情，体现的是业务部门的水平，所以领导不满意，通不过。我有时下地州搞调研，地州领导告诉我，有的部门给我写的稿子，跳不出业务圈子，写了些我不该讲的话。这方面有时闹出笑话，记得自治区开处理邪教的会议，一位副厅长在会议上发言，稿子是业务处写的，用业务处的口气，张口闭口“我处如何如何”，这个副厅长照本宣科，也是“我处我处”的讲，听的人搞不清是副厅长、还是处长。另一方面，也要防止口气太大，超越自己的权限，如有的处级干部在下边讲话，代表自治区党委、自治区政府，这就越权了。有的下级领导讲话给上级提要求，也是越权行为。
讲话稿还要与讲话人在会议上扮演的角色相适应。演一台戏，有唱主角的，有唱配角的，也有跑龙套的，他们的动作和唱腔应和他们所扮演的角色相适应。开会也是一样，有的会议，特别是比较大型的会议，有做工作报告的，有大会发言的，有介绍经验的，也有领导作指示的，这些讲话从内容到形式各具特色。工作报告要对过去的工作进行全面总结，对今后一段时间的工作进行具体部署，篇幅相对较长；大会发言多是介绍某一方面的情况并提出意见和建议，篇幅一般较短；经验介绍，应用汇报的口气，介绍本单位、本系统某一方面的工作经验；领导作指示的讲话，主要是从宏观上提要求、作指示。
有些大型的会议，主报告可以长一些，讲得全面一些，充分一些，其他人可以少讲或不讲，如果要讲，角度要新，文字要精炼。现在的情况是，有些人习惯讲长话，动则几十页，洋洋数万言。有时县里开会，张书记讲了，李书记讲，买买提县长讲了，司马义县长讲，一样的内容，一样的角度，一样的面孔；有长度、没力度，有厚度，没深度，就像毛主席说的“懒婆娘的裹脚，又臭又长。”下面传达，一天都读不完，而且把有用的东西淹没在无用的东西之中，实在是浪费时间和精力。
（四）要符合与会者的职业特点和接受能力
工厂生产的产品质量怎么样，要拿到市场上检验，让消费者去评价，消费者满意的产品应视为好产品。讲话稿是一种精神产品，它的质量如何，要看听众的反映，如果听众感到满意，讲到他们的心坎上，并受到教育和鼓舞，这个讲话就是成功的，否则就是不成功的。
俗话说，“看菜吃饭，量体裁衣”。领导讲话要引起听众的兴趣和共鸣，收到满意的效果，首先，要把握听众的心理需求，讲他们爱听的话，解决他们迫切需要解决的问题，要做到雪中送炭，而不是雨后送伞。其次，要符合听众的职业特点，要看面对的是什么样的职业群体，是工人还是农民，是学生还是干部。职业群体不同，讲话引用的事例、使用的语言应有不同。第三，要适应听众的接受能力，听众文化水平高，接受能力强，可以讲得深奥一些；听众文化低，接受能力差，要讲得通俗一些。如胡锦涛同志在6月2日中国少年先锋队第五次代表大会上讲的几句话，既符合讲话者的身份，又符合与会者的身份。面对的听众既是会议代表，又是活泼可爱的孩子，讲话的口气，既符合党和国家领导人的身份，又像慈祥的爷爷。最近，某县搞反邪教警示教育，派人下去宣讲，向干部讲和向农民讲用一个稿子，批判什么“度人论”、“天国论”、“开天目”。结果干部听得津津有味，而农民听得昏昏欲睡。后来，根据农民的特点，修改了讲话稿，运用浅显易懂的语言和生动的事例进行讲解，农民都乐意听了。总之，写讲话稿，一定要适应听众，做到深浅适当、软硬适中，切不可不看对象，对牛弹琴。
当然，一人做饭百人吃，让百人都满意是困难的。讲话者在一个会议上讲话，可能面前不同职业、不同文化层次的听众，要适合每个人的口味也是困难的。这里只能照顾多数，而不能苛求让每个人都满意。
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