一、 总则
对外接待是公司行政事物和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
本办法适用于全公司各部门。
二、 对外接待范围
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
接待的对象分为内宾和外宾。
三、 对外接待部门
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。
四、 对外接待原则
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题/
五、 接待规格的确定
高规格接待，陪客要比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽谈商重要事宜、下属企业领导来访汇报等情况。
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
六、 接待礼仪
1．见面：原则为主动、热情、礼貌。
2．接待：主动起迎，问明来意。
3．安排交谈地点：
（1） 根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈。
（2） 比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间。
（3） 切记让客人久侯而无人问津。
（4） 客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
七、 引见
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
引见顺序：
（1） 把身份放低、年龄轻的人介绍给年龄身份高、年纪大的。
（2） 按职务高低，依次介绍来客。
（3） 职务相同，先介绍年纪大的。
领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
八、 行路
（1） 陪同客人行路，请客人行于自己右侧。
（2） 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门。
（3） 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
九、 其他
（1） 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度。
（2） 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士。
（3） 尊重不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
（4） 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式道歉。
十、 接待内容和程序
1．接待内宾。
（1） 接受任务。弄清百毫年的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
（2） 布置接待。提出接待意见：接待部门、员工、规格、方式、安排、费用预算，并报上级批准。
（3） 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
（4） 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关员工前往看望，表示欢迎和问候，
了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
（5） 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
（6） 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
（7） 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
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