行政秘书职务说明书

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行政秘书职务说明书
岗位名称 行政秘书 岗位编号 
所在部门 办公室 岗位定员 
直接上级 办公室主任 职系 七级
直接下级   
所辖人员  岗位分析日期 2002年2月
本职：
协助管理层的工作，保证公司的良好运作；公司形象维护与公关活动；公司企业文化建设；出差管理和印章管理。
职责与工作任务：
职
责
一 职责表述：协助组织和制定公司长期发展规划和公司年度经营计划
 工作
任务 协助组织相关人员参与讨论、研究和制定公司长期发展规划
  协助组织制定公司年度经营计划和部门经营计划
  协助编制公司年度工作计划
职
责
二 职责表述：协助办公室主任保证公司内部管理体系的完整和平稳运行
 工作
任务 协助制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。
  协助督促管理制度的有效执行，协助评估和监督公司内部管理的规范性和有效性

职
责
三 职责表述：负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议
 工作
任务 协助组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理。
  通报会议结论，并跟踪会议决议的实施情况。
  协助总经理的工作，提供决策支持。
  督办总经理交与的其他任务
职
责
四 职责表述：负责公司形象推广、公关活动
 工作
任务 协助公司形象设计和推广实施。
  负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触。
  协助组织并协调公司的公关危机处理。
  协助公司网站的建设与更新。
职
责
五 职责表述：公司企业文化建设
 工作
任务 协助组织公司内部员工活动。
  建立员工与管理层的沟通渠道，吸引员工关心公司事务并参与管理。
  组织公司内部刊物的出版。
职
责
六 职责表述：公司员工的出差管理和支持
 工作
任务 员工出差计划和预算审核
  协助行程安排、交通工具安排、及其他手续办理
  出差旅程纪录审核、报销费用审核
职
责
七 职责表述：依据印章管理规定实施印章管理
职
责
八 职责表述：负责办公用品和固定资产采购
职
责
九 职责表述：办公室主任交办的其他工作
权力：
根据总经理和办公会议授权对决议跟踪监督的权力
与媒体接触的权力
评估公司管理水平并提出改进建议的权力
审核出差预算、旅程记录和报销费用的权力
印章使用的审核权
收集员工意见并向总经理反馈的权力
工作协作关系：
内部协调关系 公司各部门，办公室主任、总经理
外部协调关系 上级单位、兄弟单位、新闻媒体等
任职资格：
教育水平 大学专科以上
专业 企业管理或相关专业
经验 2年以上相关工作经验
知识 具有相应的企业管理知识和与媒体接触的技巧
技能技巧 熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识
个人素质 具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力
其它：
使用工具设备 计算机、一般办公设备（电话、打印机、Internet/Intranet网络）
工作环境 办公场所
工作时间特征 正常工作时间，根据需要加班
所需记录文档 通知、简报、汇报文件或报告、总结等
考核指标：
制度建设完善性、企业文化建设成就、会议纪录完成质量、办公用品采购费用控制情况、重要任务完成情况
考勤、服从安排、遵守制度、部门合作满意度
判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识及技能
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