文件与资料管理程序.doc

标签：质量管理体系,表格管理系统,
1. 目的
爲有效地管理各項文件與資料，以便指導各項活動，特制定本程序。
2. 範圍
凡指導各項活動之內外部文件與資料，均屬本程序管理範圍。
3. 權責
3.1 內部文件管理權責：
3.1.1 系統文件由管理代表擬定，副總經理核准發行；
3.1.2 程序文件由各部門制定，經各部門討論會簽，由管理代表審查，副總經理核准發行；
3.1.3 工程技術類作業指導書由工程部制定，主管審核發行；
3.1.4 表單各部門制定，主管審核發行。
3.2 外部文件管理權責：
3.2.1 接收：香港營業部、工程部、發貨部；
3.2.2 轉換：工程部。
4. 定義
4.1 內部文件：依據公司內部活動行爲特徵或依據外來文件需要而産生的文件。
4.2 外部文件：凡來自國際國家標準機構、國家法律、行政機構、客戶等標準、法規、要求性文件等均爲外來文件，此類文件將規範指導或影響公司行爲活動。
4.3 系統文件：闡述系統活動總體政策，公司經營宗旨，並爲此描述總體架構之綱領性文件。
4.4 程序文件：規定某一要素活動實現的流程、活動時機與目的、擔負管
理與實施之責的部門等指導性文件。
4.5 指導書：爲實現某項活動而詳細描述其步驟、方法的文件。
4.6 表單：規定用於記錄活動內容、狀況或結果之文件。
5. 作業內容
5.1 文件與資料管理流程圖 (見附件一)；
5.2 各部門因工作而需制定活動文件，或接收外來文件且須進行相應文件轉換時， 由相應權責部門産生相關文件。
5.3 文件應依3.1規定之權責人員進行審查核准，如爲程序文件 , 需各部門主管進行討論、會簽，審查、會簽、核准之記錄應體現在<文件制定、修改、廢止申請單>中。
5.4 制定部門應將核准文件連同<文件制定、修改、廢止申請單>一併交文控中心，由其依據以下規則統一編號：
□□ - □□ - □ - □□□ - □□
文件版本 01 ~ 99
文件流水序號 001 ~999
文件類別
公司簡稱: YH 部門代號
5.4.1 部門代號：
總經理室 － GM工程部 － PE品管部 － QC
生産部 － PR 採購部 － PU 倉管部 － MC
發貨部 － DC 人力資源部－ MR
5.4.2 文件類別：
系統文件 － S程序文件 － P 指導文件 － W
表單文件 － R外部文件 － E
5.4.3 版本說明：文件之版本由01~99依次改版，初版爲01，改版依此爲02、 03、04．．．；表單版本直接於編號中予以體現，爲最後兩位碼，其他文件則單獨顯示其版號碼。
5.5 所有文件均由文控中心登錄於<文件總覽表>以利管控。
5.6 文件發行
5.6.1 初次發行：文件初次發行，由文控中心依規定的分發範疇， 複印相應份數後、加蓋“文件發行”章後，分發各部門，分發時由文控中心於<文件分發回收記錄表>上予以登記，並由文件接收部門簽收；
5.6.2 文件補發：需求部門應填寫<文件補發申請單>並依下述情形予以審批，交文控中心加蓋“文件發行”章補發文件，補發同樣應由文控中心於<文件分發回收記錄表>上予以登記，並由文件接收部門簽收：
5.6.2.1 數量不足時：使用部門文件數量不足時，由需求部門主管向副總經理申請核准；
5.6.2.2 文件遺失時：使用部門文件遺失時，由需求部門主管向副總經理申請核准，分發時由文控中心于原<文件分發回收記錄表>上予以標記；
5.6.2.3 文件損壞時：使用部門損壞時，由需求部門主管向副總經理申請核准，分發時由文控中心于原<文件分發回收記錄表>上記錄并收回損壞文件。
5.6.3 對外發行：如有需要將公司文件對外發行時，應由相關對口部門填寫<文件補發申請單>，經副總經理審核同意後，由文控中心於<文件分發回收記錄表>上予以記錄，由該對口部門代為簽收，并於備注中注明發行對象，對外發行文件如屬向外包加工商、供應商發行標準類文件，需蓋“文件發行”章，更改時須回收再次發行；其他則應加蓋“參考文件” 章，變更版本時無需回收。
5.7 文件修改：
5.7.1文件如因現狀發生變化或因系統改善而需進行修改時，針對修改之內容應提出<文件制定、修改、廢止申請單>，注明修改內容，并經文件原文件審查核準部門負責人審查同意後，交文控中心變動版本， 并依原文件的<文件分發回收記錄表>收回原文件後，再按規定發行新版文件；
5.7.2 發行新版本時，ISO文控中心應於<文件修改履歷表>中說明修改情況，以標識前後修改之重點。
5.8 文件廢止：文件如因現實發生變化而失去其功效應予廢止時，建議單位應提出<文件制定、修改、廢止申請單>，注明廢止原由， 并經文件原審查核準負責人審查核準同意後，交文控中心依原文件之<文件分發回收記錄表> 收回原文件。
5.9 文件修改、廢止收回原發行文件時，文控中心應注意文件的完整性，如因知識積累或法規緣故而需保留時，應加蓋“廢止文件，僅供參考”章，回收情況應由文控中心於<文件分發回收記錄表>予以記錄。
5.10 文件總覽表的發行：文控中心依公司文件類別制作<文件總覽表>并發放各部門以供對照，文件如有增減、版本變動均應重新制作<文件總覽表>并發放各部門。
5.11 外部文件
5.11.1 外部文件如需進行相應轉換方可使用時，依內部文件之規定予以處理，同時原外部文件交文控中心保存，并登記於<文件總覽表>；
5.11.2 外部文件如可直接使用時，由接收部門填寫<文件制定、修改、廢止申請單>規定文件分發範圍後，由該部門主管簽署審查意見，交文控中心予以管理發行。
5.12 作廢或收回文件之處理：各部門收回之文件，其背面可回收利用，但僅可用於印刷使用之表單，且應於該作廢文字頁面加蓋“作廢文件” 章以示識別。
5.13 原稿保存：所有文件原件均由文控中心予以保存，如有修改、廢止，該文件原稿文控中心均應分開保存，并加蓋“舊版文件” 章以示識別。
5.14 暫時發行：如因工作需要而需暫時發行文件時，文件可直接交文控中心加“暫時發行”章發行，發行時需注明有效期限，到期自行失效，無需回收。
5.15 表單文件發行時可不加蓋 “文件發行” 章，以便各部門復印使用；改版時由各部門對照<文件總覽表>之最新版本狀態使用最新版本，原余留之舊版空白表單自行作廢。
5.16 文件分發管理，各工作部門現場使用、保管情況於內部品質審查時均應進行審查。
5.17 有關文件管理之表單記錄均應由文控中心依《質量記錄管理程序》予以管理。
6. 相關文件
6.1 內部品質審核管理程序
6.2 質量記錄管理程序
7. 使用表單
7.1文件制定、修改、廢止申請單
7.2文件總覽表
7.3文件分發回收記錄表
7.4文件補發申請單
8. 附件
8.1 文件與資料管理流程圖
8.2 “文件發行” 章、“參考文件” 章、“暫時發行” 章、“作廢文件” 章、 “舊版文件” 章、“廢止文件, 僅供參考” 章
附件一：文件與資料管理流程圖
No
程序文件
Yes
No
會簽
Yes
審查No
Yes
核準No
Yes
Yes適合否
No廢止
No
審核
Yes
附件二 :(各樣章)
1. 文件發行章 2.參考文件章
3.暫時發行章4.作廢文件章
(暫時發行有效期為三個月)
5. 舊版文件章 6.廢止文件 , 僅供參考章
附件三：文件格式
， 大小：511 KB