三、能力修养的高低是衡量秘书合格与
否的重要标准
秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力，主要是：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、预测能力和使用办公自动化设备的能力。概括起来讲无非就是三大方面：
⒈简明精当的表述能力。关于文章撰写、语言表述问题，年前晋代的陆机在其《文赋·序》中，便较深刻地论述到其难处：“每自属文，尤见其情，恒患意不称物，文不逮意。盖非知之难，能之难也。”其后宋代苏轼诠释了这一“能之难”：观物之妙，不能了然于胸，了然于胸，不能了然于口和手。而秘书参谋辅助的最基本的工具和手段就是文字材料、口头语言以及以公文撰拟为主的文字工作，以口头表述为主的语言沟通活动，这是秘书当好参谋助手的基本能力和看家本领之一。秘书的文字表述集中在公文的撰拟方面，要力求篇幅简短，在内容充实的前提下，有话则长，无话则短，意尽言止；要崇尚文笔扎实，力求朴素自然，庄重平易，精当得体；要保证内容明晓，坚持一文一事表述集中；观点与结论鲜明，一针见血，具有说明力；要确保行文通畅，一目了然。如诸葛亮的《出师表》，在不到字的文章里写出了当时蜀国的处境，自己的身世，同时对后主刘禅的错误进行规谏，提出了自己的希望，整篇文章思想朴实，富有情感、内容丰富、是传颂千古的典范公文。又如魏征的《谏太宗十思疏》，参谋者使用书面文字材料间接向参谋对象进行参谋，规劝唐太宗“居安思危”，文章没有系统阐述，只是用“总此十思，宏兹九德”这样的话来达到最佳效果。
⒉精明干练的行为能力。精明干练是秘书人员在参谋辅助活动中通常应有的一种业务行为的能力体现，在实际工作中，秘书人员要能思维敏锐、机灵周到、耳聪目明，善于调动自己的知识才能，运用自己日常积累的工作经验去观察、思索、把握、处理本职工作，及时准确接收理解领导者的活动意图，敏锐迅捷抓住事物的关键和实质，迅速周密形成切中领导意向与实际情况的参谋辅助意见；要能立足系统大局，时时追随领导者职能视野，胸怀全局、胸中有数、有备有方，适应领导者的辅助需要，一示即明，一拨即动，暗示亦明，未拨亦动，精明干练地为领导者进行科学决策、实施决策管理提供参谋辅助服务。
⒊娴熟的动手操作能力。随着网络时代的出现，办公自动化设备的利用率越来越高，网上办公，网上谈判，网上交易等，凡是办公室拥有的器械、设备，如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、传真机、碎纸机、网络通讯设备等，秘书人员都应学会使用，甚至是汽车驾驶。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员如具有使用动手能力，可以备工作上的不时之需。
因此，秘书人员各种能力水平的高低，在相当程度上左右着参谋辅助效应，这也是衡量一个秘书合格与否的重要标准。
四、健康的心理素质是参谋辅助的重要
保证
我们这里所言心理素质，是非智力因素的心理状态，即起动力作用的人脑机能，是人们对自己的思想、言行带有指向支配、左右作用的动机、志趣、意志、气质、情绪及性格等方面的心理素质与修养。履行参谋辅助职能的秘书人员，其职能特征使之责任不小，负荷繁重，矛盾突出，付出与获得的反差明显。因此，秘书人员要适应并做好参谋辅助工作，必须要有一个健康、良好的个性心理素养，概括起来，大致有以下四种个性心理素养。
⒈弘毅不折的坚强意志。《论语》有言：“士不可不弘毅，任重而道远”。面对繁芜艰难、错综复杂的参谋辅助工作，秘书人员要自觉、自信、机敏、坚韧，排除干扰、拒斥诱惑，不依附盲从，独立思考、善拿主见，克服畏缩、迎难而上，坚定不移地做好各项参谋助手工作，保证各项任务圆满完成。
⒉自知、自制的承受能力。秘书人员要有自知之明，善于控制自己，调节平衡情绪，具备良好的心理承受能力，要自省、自警、自律、自制，有相应职能心态，处于顺风不争功，不忘乎所以；面对顿性，不诿过，不灰心丧气，善于适应环境情势，时刻检点约束思想言行，抑制冲动浮躁，防止脆弱失衡。应坦荡磊落，开朗平稳，具备较强的心理承受及心绪平衡能力。
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