电话管理办法

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电话管理办法
1. 总则
1.1. 制定目的
1) 将电话管理予以合理化以利业务进行。
2) 充分发挥电话的最大效力，节省成本。
1.2. 适用范围
凡隶属使用本公司的国内外长途电话及市内电话（含公私事），依本办法所规范的体制管理。
1.3. 权责单位
1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
2. 管理办法
2.1. 电话总机（话务员）管理办法
1) 总机话务员应接转迅速、准确，用语简炼、清晰、耐心，应使用“您好”、“请”、“对不起”等礼貌用语。
2) 总机接听外线电话的基准用语为“您好，××公司”，当对方告知分机电话号码时，说“请销等”；如分机占线，说“对不起，电话占线，请销后再打”。
3) 总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次没人接听即挂线。
4) 话务员上班时间不得与人在电话在闲聊，不得偷听或泄漏公务机密。
5) 不得在总机拨挂电话，非相关人员不得在总机上操作。
6) 凡工作时间内外来私人电话除重大急事外，总机应婉拒接线。
2.2. 挂接电话
2.2.1. 电话使用
1) 时间控制在5分钟内，最多不得超过10分钟，长话短说。
2) 使用前应对洽谈内容稍加构思记录。
3) 各部门人员遇电话铃响时，应马上拿起话筒，不等对方讲话，得先说出公司、部门名称。
4) 凡外来电话，接话人外出时，应由总机或部门人员礼询对方事由，留言转告。
2.2.2. 长途电话使用
1) 公司尽可能使用如IP电话等节省成本的方式拨打长途电话。
2) 从业人员因公务需要使用长途电话时，须先填写《使用长途电话申请单》，经单位主管核准后送交总机拨号。
3) 单位主管因公务需要使用长途电话，也须填写《申请单》后送交总机拨号。总台人员在每次拨打长话前应登录《长途电话使用登记表》备查。
4) 每月初管理部应将上月《长途电话使用登记表》与电信局的《长途电话清单》进行核对，核算出各部门的长话费用，需要时算到个人。
2.3. 未设总机
1) 公司人员少，未设置总机职位的，所有电话拨挂均由公司人员自己操作。
2) 电话使用参照本办法2.2.1。
3) 长途电话使用
1、每月底公司人员依业务计划向管理部申请下月使用电话费用（管理部视公司情况选择开通IP拨号方式或购买IP卡或其他节省方式）。
2、每次拨打长话前应登录《长途电话使用登记表》。注意长话短说，非重大紧急情况，严禁用公司电话处理私人事务。
3、每月底管理部对上月每人拨打电话前填写的申请单与电信局的话费申请单进行查核，核算每人拨打的金额，对于私务的话费，应从其工资中扣除，情节严重者依奖惩处罚相关条例处理。
长途电话使用登记表
部门：________月份：________
日期 使用人 电话号码 通话事由 通话时间 确认 批准
说明书、不得使用长途电话处理私人业务；2、使用长途电话，事前应做好通话内容。
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