电传服务管理制度

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电传服务管理制度

1．发电传服务
（1）接待
①客人来电传室发电传时，要热情接待；
②测览电传底稿，向客人询问不清楚的地方，若有字迹不清的地方，可礼貌地请客人重抄或代客人改正，并主动帮助客人作孔；
③作孔要按电传的格式作，如客人要求自己作孔，可礼貌地引导客人在指定的机器上作；
④为客人办理电传手续要周到细致，根据实际情况，提醒客人是否需要写上房号、写字楼或代转人。
（2）检查、核对
①作孔完后，重做一次纸条后再交给客人核对，若客人有所更改，应重新改放一次纸条，再一次让客人核对无误，直至认为可以发出为止；
②礼貌地请客人详细填写电传挂号单，内容必须包括被叫用户号码和回答代码、被叫用户所在地名及叫用户姓名、房号或住址等；
③检查客人自己作孔的纸条及电传挂号单是否完整；
④根据用户所在地名，查阅国家或地域代号，安放代发纸条，切不可倒放。
（3）发放电传
①按动呼叫键，启动后先按字符键，再打出被叫用户号码；
②仔细核对对方发回的号码及回答代码，如有疑问，应请客人亲自过目，认为可以后方可按“围行”“升行”键发报；
③通报完毕前，询问客人是否要等候对方回答或发电，是否还要随机电传其他东西；
④通报完毕，按动“＋”键，以再次证实线路始终完好，然后发出酒店电传机号码代号，收线前按动字母键，打出四个“mm-mm”；
⑤把通报时间、发出时间、发报机位及操作人的工号填写于挂号单上，并请客人到收款处付款；
⑥加盖电传流水号，并收费。
2．收电传服务
（l）检查收受来报
①检查来报是否有收报人名址；
②要求发电传单位提供名址；
③等来报完全输出后将电文小心地撕下来。
（2）登记
①记录发来电传的时间；
②填上经手人工号；
③加盖电文编号；
④按要求逐项记录在送报登记本上。
（3）分送电传
①收到客人电传要及时送给有关的客人或单位；
②送电传人签名；
③电传电文纸送达客人或单位时要登记送达时间，并请收件人在送报登记本上签名；
④送报登记本交回电传室。
3．收发电传岗位责任
（1〕错发电传，如属发报人没有对清楚电传号码及ANSWER BACK由值班员负责；
（2）电传发完后，如因值班人员忘记取得对方的ANSWER    BACK而客人拒绝付款或要求重发，由值班员负责；
（3）局名本上查无此收报局名，或因违反收报人名址书写规定而引起的“收报人名址不全”之差错，由营业员负责；
（4）名址电文部分漏打括号或没对“不能直接拍发的符号”进行妥善的加工而引起的差错，由营业员、打报员分别承担责任。
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